Datenschutzinformationen

Datenschutzinformationen für Kunden, Eigentümer, Mieter und Interessenten

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist für uns als Immobilienunternehmen von zentraler Bedeutung. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß Art. 13 DSGVO.

  1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche Stelle:
HumBe Immobilien GmbH
Von-Siemens-Straße 10a
48291 Telgte
info@humbre.de
02504 986 4444

  1. Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Verwalter- und Vermarktungstätigkeit von Ihnen (z. B. als Eigentümer, Mieter, Beirat oder Miet-/Kaufinteressent) erhalten.

Verarbeitete Datenkategorien

  • Stammdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum (falls erforderlich), Eigentümer-/Mieter-/Objektnummer.
  • Kontaktdaten: Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
  • Objekt- und Vertragsdaten: Angaben zu Ihrer Immobilie, Miteigentumsanteile, Mietverträge, Teilungserklärungen, Versicherungsscheine, Protokolle von Eigentümerversammlungen.
  • Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Bankverbindung (IBAN/BIC), Hausgelder, Mietzahlungen, Rechnungen, Mahndaten, Heiz- und Betriebskostendaten.
  • Zugangsdaten für Portale: Benutzername und Login-Protokolle für unser digitales Kundenportal.
  • Interessentendaten (Vermarktung): Suchprofile, Bonitätsauskünfte (z.B. Schufa bei Mietinteressenten), Gehaltsnachweise.

Zwecke der Verarbeitung

  1. Objektverwaltung (WEG- und Mietverwaltung): Durchführung von Eigentümerversammlungen, Erstellung von Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftsplänen und Betriebskostenabrechnungen.
  2. Immobilienvermarktung: Bearbeitung von Kauf- oder Mietanfragen, Durchführung von Besichtigungen und Vorbereitung von Verträgen.
  3. Kommunikation & Schadensabwicklung: Korrespondenz mit Kunden, Beiräten, Mietern sowie die Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern bei Schäden.
  4. Buchhaltung & Finanzwesen: Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Erfüllung steuerlicher Pflichten.
  1. Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Verarbeitung?
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Erforderlich zur Durchführung von Verwalterverträgen, Mietverträgen oder vorvertraglichen Maßnahmen (z. B. Bearbeitung von Exposee-Anfragen).
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), dem Mietrecht sowie steuer- und handelsrechtlichen Pflichten.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Zur Optimierung unserer Prozesse, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche (z. B. Inkasso).
  1. Einsatz von spezialisierten Dienstleistern (Auftragsverarbeiter)

Zur effizienten Erfüllung unserer Aufgaben nutzen wir spezialisierte Softwarelösungen. Mit allen Anbietern wurden gesetzlich vorgeschriebene Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen, die ein hohes Datenschutzniveau garantieren:

  • Kunden- und Eigentümerportal (etg24): Über das Portal der etg24 GmbH stellen wir Ihnen Dokumente, Abrechnungen und Nachrichten digital zur Verfügung. Daten werden auf zertifizierten deutschen Servern verarbeitet.
  • ERP- und Buchhaltungssoftware (Impower): Für die kaufmännische Verwaltung und Buchhaltung nutzen wir das cloudbasierte System der Impower GmbH (Hosting in Deutschland).
  • Finanzbuchhaltung (lexoffice): Zur steuerlichen Erfassung und Rechnungsverarbeitung nutzen wir die Cloud-Software lexoffice der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.
  • E-Mail-Kommunikation (Microsoft Outlook): Für die tägliche Bürokommunikation nutzen wir Microsoft Outlook. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis strenger EU-Standardvertragsklauseln bzw. des Data Privacy Frameworks

 Wer erhält sonst noch Ihre Daten?

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend notwendig ist:

  • Handwerker, Architekten & Dienstleister: Zur Behebung von Schäden oder Durchführung von Wartungsarbeiten am Objekt.
  • Beiräte der WEG: Im Rahmen der gesetzlichen Prüfpflichten von Abrechnungen.
  • Miet- und Kaufvertragspartner: Weitergabe relevanter Daten an Vermieter, Verkäufer oder Notare bei erfolgreicher Vermarktung.
  • Behörden & Banken: Finanzämter, Gerichte oder Kreditinstitute (Zahlungsverkehr).

Ein Verkauf Ihrer Daten an Werbe- oder Marketingunternehmen findet nicht statt.

  1. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre Daten, sobald der Speicherungszweck entfällt. Im Immobilienbereich greifen jedoch weitreichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

  • Steuerlich relevante Unterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege): 10 Jahre gemäß § 147 AO / § 257 HGB.
  • Verträge und Verwalterunterlagen: Mindestens 10 Jahre nach Beendigung des Vertrages bzw. der jeweiligen Abrechnungsperiode.
  • Interessentendaten (ohne Vertragsabschluss): Werden nach Abschluss des Vermarktungsvorgangs oder nach Ablauf gesetzlicher Nachweisfristen (z. B. 6 Monate nach AGG) gelöscht.
  1. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können verlangen zu erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige Daten korrigieren lassen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Datenverarbeitung fordern.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht auf Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format.
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können einer Verarbeitung widersprechen, die auf Basis eines berechtigten Interesses erfolgt.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu beschweren.

  1. Bereitstellungspflicht

Im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung eines Verwaltungs- oder Maklervertrages müssen Sie uns diejenigen Daten bereitstellen, die für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zwingend erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir keine Verträge schließen, keine Abrechnungen erstellen und Sie nicht im Kundenportal registrieren.

Stand dieser Information: Juli 2026

Ergänzungsbaustein: Datenverarbeitung bei Eigentümerversammlungen (ETV)

Die Durchführung von Eigentümerversammlungen ist eine zentrale gesetzliche Pflicht des Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Hierbei werden personenbezogene Daten der Wohnungseigentümer wie folgt verarbeitet:

  1. Vorbereitung und Einladung

Zur Vorbereitung der Versammlung erstellen wir eine Teilnehmerliste (Präsenzliste) und versenden die Einladungen nebst Tagesordnung.

  • Rechtsgrundlage: 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 24 WEG (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).
  1. Durchführung und Stimmrechte

Während der Versammlung werden Ihre Anwesenheit, Ihre Miteigentumsanteile (MEA) sowie Ihr individuelles Stimmverhalten bei Beschlussfassungen dokumentiert. Dies ist zwingend erforderlich, um die Beschlussfähigkeit festzustellen und gültige Beschlüsse zu fassen.

  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 25 WEG.
  1. Sonderfall: Hybride Eigentümerversammlungen (Online-Teilnahme)

Sofern die Gemeinschaft die Möglichkeit einer Online-Teilnahme beschlossen hat (hybride ETV), nutzen wir für die Übertragung von Bild und Ton Microsoft Teams.

  • Übertragung: Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und ist nur für verifizierte Eigentümer zugänglich.
  • Keine Aufzeichnung: Eine Aufzeichnung (Video- oder Tonaufnahme) der Versammlung durch den Verwalter findet nicht statt. Den Teilnehmern ist das Mitschneiden der Versammlung aus persönlichkeitsrechtlichen Gründen strikt untersagt.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung einer zeitgemäßen Versammlung).
  1. Protokollierung und Beschlusssammlung

Über die Beschlüsse der Versammlung wird ein Protokoll (Niederschrift) angefertigt. In diesem werden die Namen von Teilnehmern, Beiräten, Vorsitzenden sowie ggf. namentliche Abstimmungen oder persönliche Wortbeiträge festgehalten, sofern dies für die Gültigkeit des Beschlusses oder die Nachvollziehbarkeit nötig ist. Zudem werden Beschlüsse in die gesetzliche Beschlusssammlung eingetragen.

  • Einsichtnahme: Das Protokoll und die Beschlusssammlung stehen allen Eigentümern der jeweiligen WEG über unser Kundenportal etg24 zur Verfügung oder können eingesehen werden. Eine Weitergabe an Außenstehende (Dritte) erfolgt nicht.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 24 Abs. 6 und § 26 WEG.

Ergänzungsbaustein: Nutzung von Microsoft Teams für Eigentümerversammlungen

Sofern die Gemeinschaft die Möglichkeit einer Online-Teilnahme beschlossen hat (hybride oder rein virtuelle ETV), nutzen wir für die Übertragung von Bild und Ton die Plattform Microsoft Teams (Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited).

  • Datenverarbeitung: Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden Zugangsdaten, IP-Adressen, Audio- und Videodaten sowie ggf. Chatbeiträge verarbeitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Microsoft verarbeitet diese Daten auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und strengen Sicherheitsstandards.
  • Keine Aufzeichnung durch den Verwalter: Eine Aufzeichnung (Video- oder Tonaufnahme) der Versammlung durch uns als Verwalter findet nicht statt.
  • Verbot von Eigenaufnahmen: Allen Teilnehmern ist das Mitschneiden, Abfotografieren oder Aufnehmen der Versammlung (einschließlich Ton, Bild oder Chatverlauf) aus persönlichkeitsrechtlichen Gründen und aus Gründen des Datenschutzes strikt untersagt.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung zur Ermöglichung der Online-Teilnahme) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer stabilen und sicheren Durchführung der Versammlung).