Der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung ist verpflichtet, über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift aufzunehmen und die sogenannte Beschlusssammlung zu führen. Die Beschlusssammlung dient der Information und der besseren Übersicht über alle in der Wohnungseigentümergemeinschaft gefassten Beschlüsse. Jeder Wohnungseigentümer hat gegenüber dem Verwalter das Recht, die Niederschrift und die Beschlusssammlung einzusehen (§ 24 Abs. VI, VII WEG).
Niederschriften und Beschlusssammlung haben zusätzlich Bedeutung, wenn Sie eine Immobilie verkaufen und der Verkäufer den Käufer über die Gegebenheiten in der Wohnungseigentümergemeinschaft informieren möchte. Bedeutung hat die Beschlusssammlung auch insoweit, als sie über Beschlüsse informiert, durch die die Gemeinschaftsordnung abgeändert wurde oder die aufgrund einer Öffnungsklausel gefasst wurden und mangels Verpflichtung zur Eintragung in das Grundbuch für Dritte nicht offensichtlich sind (z.B. Abänderung der Kostenverteilung).
Jeder Eigentümer kann jederzeit sein Einsichtsrecht geltend machen. Er kann das Einsichtsrecht auch auf einen Kaufinteressenten übertragen. Es empfiehlt sich, die Bevollmächtigung zu Nachweiszwecken gegenüber dem Verwalter schriftlich zu formulieren. Das Recht umfasst die Anfertigung von Abschriften der aktuellen Niederschrift und älterer Niederschriften aus der Beschlusssammlung. Soweit der Verwalter Kopien der Niederschrift erstellt, muss der Eigentümer die Kosten erstatten.
Der Verwalter ist nur verpflichtet, die Kopie der Niederschrift an den Eigentümer per Post zu übersenden, wenn die Gemeinschaftsordnung oder der Verwaltervertrag eine diesbezügliche Regelung enthalten oder wenn die Übersendung immer so gehandhabt wurde.
Einsichtsrecht und Anfechtungsfrist
Das Einsichtsrecht ist vornehmlich dann wichtig, wenn der Eigentümer einen in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschluss anfechten möchte und dazu die Anfechtungsfrist von einem Monat ab dem Zeitpunkt der Eigentümerversammlung einhalten muss. Da der Wohnungseigentümer seine Klage begründen muss, ist er darauf angewiesen, was genau in der Eigentümerversammlung beschlossen wurde. Idealerweise sollte der Verwalter laut Verwaltervertrag verpflichtet sein, jede Niederschrift möglichst vor Ablauf der Anfechtungsfrist an die Eigentümer zu übersenden. Soweit der Wohnungseigentümer vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorsorglich eine Beschlussanfechtungsklage einreicht, die er nach Übersendung der Niederschrift wieder zurücknimmt, soll er dennoch das Kostenrisiko tragen (LG Stuttgart 19 T 295/12).
