Eine Wohnungseigentümergemeinschaft vertraut jener Person ihre Gelder an, die sie zum Verwalter bestellt hat. Dementsprechend muss man sichergehen können, dass die Hausverwaltung seriös, transparent und wohlwollend mit den Geldern der WEG umgeht. Dazu werden die Belege einer Prüfung unterzogen. Die Aufgabe der Belegprüfung liegt üblicherweise beim Verwaltungsbeirat.
Als Wohnungseigentümer sollten Sie die Grundlagen in Bezug auf den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung kennen. Nur durch eine Belegprüfung kann überprüft werden, ob die Zahlen in diesen Dokumenten überhaupt stimmen.
WEG – Verwaltungsunterlagen beinhalten mindestens:
- Beschlusssammlung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Kontoauszüge und Belege (Rechnungen, Stundennachweise etc.) im Original
- Interne und externe Korrespondenz
- Jahresabrechnungen (Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen)
- Verträge (z. B. für Versicherungen, Garten- und Winterdienst usw.)
- Teilungserklärung
- Übersicht der Hausgeldzahlungen aller Miteigentümer
- Sämtliche Unterlagen zu Versicherungsvorfällen oder weiteren Geschäftsvorfällen
- Gerichts- und Mahnakten und eventuelle Rückstände von Hausgeldzahlungen
Belegprüfung – Wichtige Prüfpunkte in der Übersicht
- Sind die Gelder der WEG auf WEG-Eigenkonten (nicht (!) auf Treuhandkonten) angelegt?
- Sind die Kontoauszüge vollständig oder weisen diese Lücken auf? Sind sie schlimmstenfalls sogar zusammenkopiert?
- Liegt zu jeder Buchung ein entsprechender Beleg vor?
- Wurden die korrekten Verteilerschlüssel zur Aufteilung der Kosten verwendet?
- Sind die Rechnungen von Handwerkern und sonstigen Dienstleistern korrekt bzw. nachvollziehbar?
- Gibt es zu allen Entnahmen vom Rücklagenkonto einen entsprechenden Beschluss? Oder fehlen größere Beträge auf der Instandhaltungsrücklage?
- Wie sieht es mit den haushaltsnahen Dienstleistungen aus – wurden diese extra ausgewiesen oder bleibt die Verwaltung trotz Aufforderung untätig?
Für die Belegprüfung kann es ebenfalls vorteilhaft sein, zu wissen wie eine Rechnung aussehen muss. Es gibt bestimmte Ansprüche an den Inhalt einer Rechnung, die auch der Verwalter kennen sollte. Somit sollten sich keine Rechnungen in den Verwaltungsunterlagen befinden, die eine Überweisung ausgelöst haben, obwohl diese formal fehlerhaft sind.
- Name des Rechnungsstellenden inklusive Firmensitz in richtiger und vollständiger Schreibweise
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Angabe der Steueridentifikationsnummer oder alternativ der Steuernummer des Dienstleisters
- Angabe zu Leistungszeitraum oder Leistungsdatum bzw. Lieferdatum
- Beschreibung der Leistung wie etwa die Arbeitsstunden oder die erbrachte Dienstleistung
- Angabe des Umsatzsteuersatzes – was wird brutto, was wird netto berechnet? Eine Bruttorechnungssumme muss enthalten sein.
- Gesamtbetrag sowie Einzelbetrag. Wie berechnet sich z. B. die Meisterstunde des Dachdeckers?
- Zahlungsziel, in der Regel 30 Tage. Es gibt jedoch abweichende Regelungen, die vermerkt werden müssen.
- Bestenfalls und insbesondere für Handwerkerrechnungen relevant: Ein Hinweis zu er Aufbewahrungspflicht.
- Hinweis auf Skonto, sofern für die Branche üblich, wichtig jedoch auch ebenfalls der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und die damit verbundene Befreiung von der Umsatzsteuer falls relevant.
