Im Bereich der Hausverwaltung von WEG-Eigentum gibt es eine überschaubare Anzahl offizieller Dokumente, die Sie als Wohnungsbesitzer kennen sollten. Dazu gehören, neben der Teilungserklärung und der regelmäßig zu erstellenden Jahresabrechnung samt neuem Wirtschaftsplan, insbesondere die Protokolle der jeweiligen Eigentümerversammlungen. Diese Protokolle sind nicht nur für die Eigentümer von Bedeutung, sondern ebenfalls für potenzielle Käufer, die sich für eine Wohnung in einer bestimmten Wohnungseigentümergemeinschaft interessieren. In Bezug auf das Protokoll einer Eigentümerversammlung stellt sich vor allem die Frage, wann dieses den Eigentümern durch die Hausverwaltung zur Verfügung gestellt wird. Diese und weitere Punkte rund um das Protokoll werden wir in diesem Blogbeitrag praxisnah erläutern.
Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) kennt den Begriff „Protokoll“ nicht und verwendet stattdessen in § 24 Abs. 6 Satz 1 das Wort „Niederschrift“. Es handelt sich um eine Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse und zentrale Diskussionspunkte. In der WEG-Praxis und insbesondere unter Eigentümern hat sich jedoch die Bezeichnung „Protokoll“ im Sprachgebrauch durchgesetzt.
Entsprechend dem WEG ist also für eine jede Eigentümerversammlung ein schriftliches Protokoll anzufertigen. Es handelt sich um ein Ergebnisprotokoll und nicht um ein Verlaufsprotokoll, sodass der Umfang überschaubar bleibt. Dabei muss das Protokoll bestimmte Informationen zur stattgefundenen Eigentümerversammlung enthalten.
Protokoll einer Eigentümerversammlung – Inhalt
- Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft.
- Namen des Versammlungsleiters sowie des Protokollführers.
- Ort und Datum der Eigentümerversammlung.
- Zeitangaben zu Beginn und Ende der Eigentümerversammlung.
- Anwesende Miteigentumsanteile (stets zu aktualisieren, wenn ein Wohnungsbesitzer die Versammlung verlässt oder zwischendurch für eine Teilnahme erscheint) und Teilnehmerliste als Anhang.
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung der Eigentümerversammlung.
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung (anwesende Miteigentumsanteile und per Vollmacht vertretene Miteigentumsanteile).
- Tagesordnungspunkte mit Beschlussanträgen sowie den Abstimmergebnissen (Anzahl Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Stimmenthaltungen).
- Erforderliche Unterschriften.
In dem Protokoll für eine ordentliche Eigentümerversammlung finden sich normalerweise zumindest die folgenden Tagesordnungspunkte (TOPs):
- Feststellen der Beschlussfähigkeit.
- Genehmigung der Jahresabrechnung für das vergangene Wirtschaftsjahr.
- Entlastung der Hausverwaltung sowie des Rechnungsprüfers bzw. Belegprüfers.
- Annahme des Wirtschaftsplans für das nächste Wirtschaftsjahr.
Ebenso sollte das Protokoll einer Eigentümerversammlung Einwände des Verwalters oder einzelner sowie mehrerer Miteigentümer zu einer konkreten Beschlussfassung enthalten. Man denke hier an Beschlüsse, für die eine offensichtliche Anfechtbarkeit gegeben ist oder an solche, die der WEG sehr teuer zu stehen kommen könnten.
Oftmals stellen sich Wohnungseigentümer die Frage nach den erforderlichen Unterschriften für das Protokoll der Eigentümerversammlung. Diese lässt sich sehr leicht beantworten:
- Der Versammlungsleiter.
- Der Vorsitzender des Verwaltungsbeirates bzw. dessen Stellvertreter (sofern ein Verwaltungsbeirat für die WEG besteht).
- Ein beliebiger Wohnungseigentümer.
Selbstverständlich ist durch eine dieser Personen eine Unterschrift nur dann zu leisten, wenn sie tatsächlich an der entsprechenden Eigentümerversammlung teilgenommen hat. Ebenso darf eine einzelne Person nicht zweimal in unterschiedlicher Funktion unterschreiben.
